SinoCare Link Privacy Policy

To provide our medical coordination services, we collect the following types of information:

Personal Identification: Name, date of birth, nationality, and passport information (required for hospital registration in China).

Contact Information: Email address, phone number, and WhatsApp/social media handles.

Medical Information: Medical history, current symptoms, previous diagnostic reports, and physical examination results provided for translation or consultation.

Technical Data: IP address, browser type, and cookies to improve your website experience.

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für folgende Zwecke:

• Servicekoordination: Buchung von Terminen in den Krankenhäusern und Kliniken, in denen wir Ihre Versorgung koordinieren.
• Medizinische Übersetzung: Übersetzung Ihrer Krankengeschichte für Ärzte und Rückübersetzung Ihrer abschließenden Untersuchungsberichte ins Englische.
• Kommunikation: Versand von Buchungsbestätigungen, Serviceerinnerungen und Anweisungen zur Nachsorge.
• Zahlungsabwicklung: Ermöglichung sicherer Zahlungen über unsere Gesellschaft in Hongkong und externe Zahlungsanbieter (Stripe/PayPal).
• Bezahlter digitaler Selbsttest: Prüfung des bezahlten Zugangs, Verarbeitung Ihrer Fragebogenantworten zur Berechnung Ihres Konstitutionsergebnisses, Speicherung Ihrer Antworten und Ihres Ergebnisses zum erneuten Aufrufen sowie Versand von Zugangs- und Einwilligungsbestätigungen per E-Mail.

Einige von Ihnen bereitgestellte Informationen — etwa Präferenzen für Vorsorgeuntersuchungen, Anforderungen an zahnmedizinische Leistungen oder gesundheitsbezogene Hinweise — können besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und vergleichbaren Gesetzen darstellen.

Wir erheben und verarbeiten gesundheitsbezogene Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die wir bei der Datenerhebung einholen, beispielsweise beim Absenden einer Buchungsanfrage. Bei medizinischen Buchungen dienen diese Daten ausschließlich der Koordination Ihrer Termine und werden nur an die an Ihrer Buchung beteiligten Krankenhäuser weitergegeben. Beim bezahlten digitalen Selbsttest verwenden wir Ihre Fragebogenantworten, um Ihr Ergebnis und Ihren Ratgeber zum Wohlbefinden bereitzustellen und zu speichern; der Selbsttest allein bucht keine Beratung und übermittelt Ihre Antworten nicht an ein Krankenhaus.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie uns unter info@sinocarelink.org kontaktieren. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung, kann jedoch unsere Fähigkeit beeinträchtigen, Ihre Buchung abzuwickeln oder weiterhin Zugang zu Ihrem Selbsttestergebnis zu gewähren.

We share your personal information only in the following circumstances:

• The hospitals and clinics we book for you: We share your name, passport details, contact information, and health-related preferences with the specific hospital(s) in China where your appointment is booked, solely for the purpose of confirming and preparing for your visit.
• Medical Companions: If a bilingual medical companion supports you, whether booked separately or included in your package, the companion has access to your personal and medical details only to the extent necessary to provide the companion service before, during and after your visit.
• Service Providers: We may share information with trusted third-party service providers who assist us in operating our Site, processing payments, or delivering our Services (e.g., Shopify, payment processors, email service providers). These providers are contractually obligated to protect your data.
• Legal Requirements: We may disclose your information if required by law, regulation, legal process, or governmental request.

We do not sell your personal information to third parties.

Your personal data is stored on servers provided by Shopify and our other service providers, governed by Hong Kong's Personal Data (Privacy) Ordinance. We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal information against unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction, including:

• Encryption of data in transit (SSL/TLS)
• Access controls limiting data access to authorized personnel only
• Regular review of our data collection, storage, and processing practices

While we strive to protect your information, no method of transmission over the Internet or electronic storage is 100% secure. We cannot guarantee absolute security.

We retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the purposes described in this Privacy Policy or as required by law.

6. Your Rights

Depending on your location, you may have the following rights regarding your personal data:

Under the GDPR (EEA/UK residents):

• Right of Access — Request a copy of the personal data we hold about you.
• Right to Rectification — Request correction of inaccurate or incomplete data.
• Right to Erasure — Request deletion of your personal data (available once the 7-day translation and follow-up period is complete).
• Right to Data Portability — Request a copy of your data in a structured, machine-readable format.
• Right to Object — Object to certain processing of your data, including direct marketing.
• Right to Restrict Processing — Request that we limit how we use your data.

Under the CCPA (California residents):

• Right to Know — Request details about the categories and specific pieces of personal information we have collected.
• Right to Delete — Request deletion of your personal information.
• Right to Opt-Out — Opt out of the sale of personal information (we do not sell personal information, but you may still exercise this right).
• Right to Non-Discrimination — We will not discriminate against you for exercising your privacy rights.

To exercise any of these rights, please contact us at info@sinocarelink.org. We will respond within the timeframe required by applicable law.

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Our Services are not directed to individuals under the age of 16. We do not knowingly collect personal information from children under 16. If you are a parent or guardian and believe your child has provided us with personal information, please contact us at info@sinocarelink.org, and we will take steps to delete such information.

We may update this policy from time to time. Any changes will be posted on this page with an updated effective date.